クラウド・グループウェア安全運用と
業務効率化（AX）の研究・支援
「クラウドのファイル共有を使いたいが、『リンクを知っている全員』の設定ミスによる情報漏洩が心配」「AIを業務に活かしたいが、社内データが外部の学習に使われないか不安で、社員に難しい指示文（プロンプト）を書かせるのも難しい」── そのような現場の課題に対し、特定のベンダーに偏らない中立的な視点から、安全な設定基準の整理と省力化手法の研究・ご相談対応を行っています。
Step 1｜クラウドグループウェアと業務AIにおける「3つのリスクと安全設計」
日常業務で利用されるクラウドメール・オンラインストレージ・業務AIにおいて、事故が起きやすいポイントは以下の3点に集約されます。高価な専用機器を導入しなくても、基本設定を見直すだけでリスクの大部分を防ぐことができます。
Step 2｜現在取り組んでいる2つの研究・支援テーマ
当社では、すでにクラウド・グループウェア（Google Workspace や Microsoft 365 等）を利用されている組織向けの安全設定点検に関する情報提供・ご相談対応と、現在研究開発を進めている「指示文不要の業務支援（AX）構想」の2つの軸で活動しています。
クラウド・グループウェアの安全な共有・認証設定の整理
現在お使いのグループウェアやクラウドストレージにおいて、情報漏洩やなりすまし被害を防ぐための基本的な設定項目を整理し、点検のお手伝いをしています。
- ・共有範囲の点検：「リンクを知っている全員」の誤公開防止とゲスト共有手順の整理
- ・認証の強化：フィッシングに強いパスキー（FIDO2）および多要素認証の設定確認
- ・メールの信頼性確保：SPF / DKIM / DMARC の設定状況確認
- ・社内ルールの整備：生成AIやSNSを安全に利用するための社内ガイドラインひな形の提供
指示文（プロンプト）不要の「3項目入力型」業務支援（AX）研究
現場のスタッフに複雑な指示文（プロンプト）の入力を求めることなく、日常の帳票整理や社内規定の確認を省力化する仕組みを研究開発しています。
- ・3項目選択式の画面設計：「対象書類」「目的」「確認」の3ステップだけで動く操作画面の試作
- ・閉域環境での文書検索：社内マニュアルや規定集を外部AI学習に使わせずに検索する仕組みの研究
- ・高信頼データベース連携：FreeBSD OpenZFS と PostgreSQL 19（
db01.ok.st）による安全なデータ保管
Step 3｜経済産業省「SCS評価制度」や情報モラルとの関わり
アクセス権管理と多要素認証
2026年10月より順次始まる経済産業省「サプライチェーン強化に向けたセキュリティ対策評価制度（SCS評価制度）」でも、クラウド上の特権ID管理や多要素認証、退職者アカウントの速やかな削除が重要な点検項目となっています。
営業秘密と個人情報の保護
生成AIを業務で使う際は、「顧客の個人情報や未公開の契約書を入力しない（または学習に使われない法人環境のみに限定する）」という明確なルールを全社員で共有することが、トラブルを防ぐ第一歩です。
既存の仕組みを活かした改善
新しいツールを次々と契約するのではなく、現在お使いのグループウェアに標準搭載されている安全機能（2段階認証や共有制限）を正しく有効化することから丁寧にサポートします。
Step 4｜深層設計：パブリッククラウドと閉域データベース（db01.ok.st）の役割分担
すべての業務データを外部のクラウド上に置くのではなく、日常の連絡機能と、厳格に守るべき基幹データベース（FreeBSD 15.1 + OpenZFS + PostgreSQL 19）の役割を明確に分けるハイブリッド構成を研究・実践しています。
社内実証モデル：30,720 GB（30TB）共有ドライブの分類統治と閉域メタデータ索引の連携仕様
当社の社内環境では、クラウドストレージ（合計 30,720 GB）のファイル散逸や誤共有を防ぐため、用途別の8つの共有ドライブ分割、5つの職務ロールによる最小権限管理（RBAC）、7軸の文書分類ラベル、および閉域データベース（db01.ok.st / PostgreSQL 19）上のメタデータ索引を組み合わせた15項目の運用基準を実践・検証しています。
| 統治レイヤー | 設計基準・分割モデル | 安全管理と検索効率の仕組み |
|---|---|---|
| ① 8大共有ドライブ分割 | 01_Corporate_Admin 〜 08_Public_Distribution_Vault | 個人マイドライブへの業務ファイル放置を禁止し、法務・経理・技術研究・教材・対外配布用の8領域へ構造的に分離。 |
| ② 5職務ロール最小権限（RBAC） | 経営統括・対外窓口・システム監査・セキュリティ運用・文化広報の5区分 | FIDO2 パスキー認証の必須化と、ドライブ単位での閲覧・編集・外部共有制限の厳格な分離。 |
| ③ 7軸メタデータ分類体系 | 機密区分・法域（電帳法/取適法）・保存年限・担当領域など7軸 | ファイル名規約（YYYYMMDD_領域_文書種別_vX.Y）と構造化ラベルにより、属人化のない長期保管を実現。 |
| ④ 4層ハイブリッド索引連携 | クラウドAPI ＋ ローカル索引 ＋ db01.ok.st PostgreSQL 19 RRF |
機密本文を外部へ露出させず、閉域DB上の全文・ベクトル索引（平均数ミリ秒）で目的の文書を即座に特定。 |
クラウド共有の安全点検や情報モラル・業務省力化に関するご相談
「現在使っているクラウドの共有設定に危ない箇所がないか確認したい」「社内の情報モラルやAI利用の基本ルールを整えたい」といったご相談を承っております。売り込みや営業電話は一切いたしませんので、お気軽にお問い合わせください。
この記事の要点と4つの章のご案内
| 章構成 | 主なテーマ | 要点と確認ポイント |
|---|---|---|
| 1. 基本と全体像 | Step 1｜クラウドグループウェアと業務AIにおける「3つのリスクと安全設計」 | 「クラウドのファイル共有を使いたいが、『リンクを知っている全員』の設定ミスによる情報漏洩が心配」「AIを業務に活かしたいが、社内データが外部の学習に使われないか不安で、社員に難しい指示文（プロンプト）を書かせるのも難しい」── そのような現場の課題に対し、特定のベンダーに偏らない中立的な視点から、安全な設定基準の整理と省力化手法の研究・ご相談対応を行っています。 |
| 2. 現場での進め方と対策 | Step 2｜現在取り組んでいる2つの研究・支援テーマ | 日常業務で利用されるクラウドメール・オンラインストレージ・業務AIにおいて、事故が起きやすいポイントは以下の3点に集約されます。高価な専用機器を導入しなくても、基本設定を見直すだけでリスクの大部分を防ぐことができます。 |
| 3. 関連する制度とルール | Step 3｜経済産業省「SCS評価制度」や情報モラルとの関わり | 当社では、すでにクラウド・グループウェア（Google Workspace や Microsoft 365 等）を利用されている組織向けの安全設定点検に関する情報提供・ご相談対応と、現在研究開発を進めている「指示文不要の業務支援（AX）構想」の2つの軸で活動しています。 |
| 4. 詳しい技術仕様としくみ | Step 4｜深層設計：パブリッククラウドと閉域データベース（db01.ok.st）の役割分担 | 現在お使いのグループウェアやクラウドストレージにおいて、情報漏洩やなりすまし被害を防ぐための基本的な設定項目を整理し、点検のお手伝いをしています。 |